Enseñando gestión de carteras con herramientas profesionales: un caso práctico con ITM Platform

La gestión de proyectos se ha consolidado como una disciplina clave para las organizaciones modernas. Sin embargo, en entornos reales las decisiones no se toman proyecto a proyecto, sino considerando el conjunto de iniciativas en marcha y su contribución a la estrategia. Por ello, la formación en dirección de proyectos debe incorporar también la gestión de programas y carteras.

En este contexto, las herramientas digitales especializadas —especialmente los Project Portfolio Management Information Systems (PPMIS)— permiten acercar al alumnado a la práctica profesional. Este artículo presenta un caso práctico utilizado en la asignatura Dirección de proyectos, programas y carteras del Máster Universitario en Dirección y Gestión de Proyectos de la Universitat Politècnica de València, en el que se emplea la herramienta ITM Platform para simular la toma de decisiones sobre una cartera de proyectos.

Los PPMIS en la gestión de carteras de proyectos

Un Project Portfolio Management Information System (PPMIS) es un sistema de información formado por herramientas tecnológicas y técnicas de gestión que apoyan los procesos de gestión de carteras de proyectos. Su función principal es recopilar, integrar, visualizar y distribuir información relevante sobre la cartera, facilitando el análisis y la toma de decisiones estratégicas.

Estos sistemas permiten a las organizaciones:

• Obtener visibilidad global sobre el estado de la cartera.
• Estandarizar criterios y procesos de evaluación y seguimiento.
• Medir el desempeño mediante indicadores y métricas clave (KPI).
• Facilitar la toma de decisiones basada en datos.

Además, suelen integrar funcionalidades de planificación, gestión financiera, control del cronograma y gestión de recursos, proporcionando un entorno unificado para la gobernanza de proyectos, programas y carteras.

En el ámbito docente, los PPMIS ofrecen una oportunidad valiosa para que el alumnado experimente cómo se articulan los modelos teóricos de gestión con herramientas reales utilizadas en organizaciones.

Un caso práctico de gestión de carteras con ITM Platform

La práctica se desarrolla en una sesión de aproximadamente 2,5 horas y plantea un escenario simulado en el que los estudiantes asumen el rol de la PMO corporativa de una empresa de servicios para la gestión de activos de energía renovable.

La organización ha experimentado un crecimiento significativo en el número de proyectos, lo que genera nuevos retos:

• dificultad para priorizar iniciativas,
• limitaciones de recursos clave,
• necesidad de orientar las inversiones hacia la estrategia,
• riesgo de pérdida de eficiencia operativa.

Ante esta situación, la dirección decide implantar una herramienta profesional de gestión de proyectos, programas y carteras con el objetivo de estructurar mejor las decisiones de inversión y reforzar el papel de la PMO.

Arquitectura de la cartera

La empresa define una cartera corporativa única estructurada en cinco subcarteras estratégicas, que agrupan iniciativas con un propósito común:

1. Expansión territorial
2. Nuevas líneas de negocio
3. Excelencia operativa y sostenibilidad
4. Relación con clientes y posicionamiento de marca
5. Personas, talento y capacidad organizativa

Cada subcartera contiene varios proyectos candidatos, con diferente presupuesto, duración, valor estratégico y nivel de riesgo.

La evaluación de los proyectos se basa en seis objetivos estratégicos corporativos, que incluyen aspectos como la entrega del servicio, el desarrollo de nuevas líneas de negocio, la presencia territorial o la sostenibilidad organizativa.

Restricciones presupuestarias y toma de decisiones

Uno de los elementos clave del caso es la introducción de restricciones reales de inversión.

La dirección establece un presupuesto máximo de 750.000 € para la cartera de proyectos, con límites específicos para cada subcartera estratégica.

Esto obliga a los estudiantes a realizar una selección rigurosa de iniciativas, asumiendo que no todas podrán ejecutarse. La PMO debe:

• evaluar las propuestas,
• priorizar proyectos,
• seleccionar aquellos que aporten mayor valor estratégico,
• justificar las decisiones adoptadas.

Este planteamiento introduce una idea fundamental en la gestión de carteras: gestionar implica renunciar.

Desarrollo de la práctica en la herramienta

Durante la sesión, los estudiantes trabajan directamente en ITM Platform, utilizando funcionalidades típicas de un PPMIS.

La práctica se estructura en tres etapas principales:

1. Creación de iniciativas

Los estudiantes crean los proyectos en la herramienta, asignando presupuesto, objetivos estratégicos y estado inicial.

2. Configuración de la cartera

Las subcarteras estratégicas se configuran en ITM Platform como programas, lo que permite aprovechar las funcionalidades de priorización que ofrece la herramienta.

3. Evaluación y selección de proyectos

La selección de proyectos se realiza en tres pasos:

• Priorización de objetivos estratégicos mediante comparación por pares (AHP).

• Evaluación del valor aportado por cada proyecto respecto a los objetivos.

• Optimización de la cartera mediante el análisis de la frontera eficiente.

De esta forma, los estudiantes experimentan un proceso de decisión estructurado similar al que se aplicaría en una organización real.

Valor docente de la experiencia

La utilización de herramientas profesionales en la docencia aporta varios beneficios:

• Permite conectar los conceptos teóricos con la práctica organizativa.
• Introduce al alumnado en procesos reales de toma de decisiones.
• Facilita la comprensión de las limitaciones y condicionantes de las herramientas.
• Desarrolla habilidades analíticas y de argumentación en la selección de proyectos.

Además, esta experiencia muestra un aspecto importante de la gestión de carteras: los modelos conceptuales deben adaptarse a las herramientas disponibles, manteniendo siempre la coherencia en la lógica de decisión.

Conclusión

La gestión de carteras constituye uno de los niveles más estratégicos de la dirección de proyectos. La formación en este ámbito requiere ir más allá de los modelos conceptuales y ofrecer al alumnado experiencias prácticas que reproduzcan los procesos de decisión de las organizaciones.

El uso de plataformas como ITM Platform, integradas dentro de ejercicios basados en casos, permite simular entornos reales de gobernanza de proyectos, donde los estudiantes deben analizar información, priorizar objetivos y tomar decisiones bajo restricciones.

La condición de ITM Platform como socio institucional de AEIPRO permite a los asociados utilizar este software con fines académicos, facilitando su incorporación en actividades docentes de dirección de proyectos y acercando al alumnado al uso de herramientas empleadas en entornos profesionales.

Este tipo de experiencias docentes contribuye a preparar profesionales capaces de transformar datos en decisiones estratégicas, que es, en última instancia, el objetivo de la gestión moderna de carteras de proyectos.