Project Management

"Pero, ¿qué es un proyecto?, ¿qué se entiende hoy por tal en la calle?, ¿qué es la Dirección de Proyectos?. Si se realizase una encuesta la mayoría pensaría probablemente y siempre en función de su experiencia personal, en ese conjunto de documentos que los arquitectos desarrollan, para a partir de ellos, construir un edificio. Y por extensión en los que preparan los ingenieros para, a partir de ellos, construir una instalación industrial, una fábrica de automóviles, una refinería de petróleo, una carretera o una red de telecomunicaciones. Pero hay muchos proyectos más cotidianos, más inmediatos, más reales, y en los que la mayoría de las personas participan sin caer en la cuenta de ello. ¿Quién no ha proyectado unas vacaciones, la boda de un hijo o un simple cambio de vivienda? Todas estas actividades, todos estos proyectos tienen unas características comunes, que lógicamente, en la mayoría de las ocasiones pasan desapercibidas." Manuel de Cos Castillo. La Dirección de Proyectos. Ingeniería, Diseño e Innovación. La Ciencia de Creación de lo Artificial. Nº 1. Editorial UPV. Octubre 2002.

Existen numerosas definiciones sobre lo que es un proyecto, algunas de ellas se exponen a continuación:

"Un proyecto de ingeniería se establece para resolver un problema o transformar la realidad. Se basa en la ingeniería para aplicar técnicas y utilizar recursos, y requiere una inversión de capital que tiene como fin crear una fuente de la que se deriva una corriente de bienes y servicios. Incluye la materialización de las inversiones necesarias y la organización de las correspondientes actividades y es susceptible de evaluación desde puntos de vista técnicos, económicos, sociales y ambientales." De Cos y Trueba (1995)

"Conjunto de documentos que definen una obra de tal manera que un facultativo distinto del autor pueda dirigir, con arreglo a los mismos, las obras o trabajos correspondientes." Instituto de Ingenieros Civiles de España

"Un proyecto es una operación en la cual los recursos humanos, financieros y materiales se organizan de forma novedosa, para realizar un conjunto de tareas, según unas especificaciones definidas, con restricciones de coste y plazo, siguiendo un cliclo de vida estándar, para obtener cambios beneficiosos, definidos mediante objetivos cuantitativos y cualitativos." IPMA NCB

"Esfuerzo temporal encaminado a crear un producto o servicio único." PMI Standards Committee

En un proyecto aparecen una serie de conceptos: surge una necesidad, viene una fase creativa donde se da respuesta a la necesidad detectada y después la solución se debe implementar. Esa implementación, esa fase de construcción, va a dar vida a un objeto que puede ser un producto o un servicio, que se deberá poner en marcha, tendrá una vida útil, y habrá que mantenerlo y retirarlo. De esta forma se tienen el ciclo de vida del proyecto y el ciclo de vida del producto.

Al hablar de ciclo de vida del producto, se tiene una fase de definición, un crecimiento, una madurez y un declive. El producto se empieza a conocer, tiene éxito en el mercado, pasa por su fase de madurez y mayor éxito y finalmente aparecen otros productos que lo sustituyen provocando su declive.

Lo ideal en el caso del ciclo de vida del producto es que su vida sea lo más larga posible, aunque el mercado no lo permite. Por el contrario, al tratar el ciclo de vida del proyecto, normalmente se pretende que su vida sea lo más corta posible, es decir, ejecutar el proyecto con éxito lo más rápido posible y con la mayor eficiencia de recursos.

En los proyectos clásicos de ingeniería se habla de diferentes fases: estudio preliminar, anteproyecto, proyecto y realización o ejecución. Las características de estas fases son que cada vez las fases tienen un mayor coste, requieren un mayor número de recursos, el error admisible en cada fase es menor debido a que conforme se va detallando más la solución se van cerrando alternativas y quedan más definidos los costes, de forma que en un estudio preliminar se puede tener un 20% de margen de error mientras que en el proyecto debería estar entre un 5- 10% respecto al coste final de ejecución, y la mortandad de ideas quiere decir que conforme avanzamos en ese proceso de resolución de problemas aproximándonos a la solución definitiva, se van desechando una serie de alternativas y conforme se cierran esas alternativas y se obtienen soluciones parciales, se delimitan las siguientes sub-soluciones.

¿Quiénes participan en el proyecto? En un proyecto básico se tiene que el proyecto surge de una necesidad y por lo tanto tiene que haber un cliente, un promotor o un usuario, que a veces será el mismo o a veces serán tres entidades diferentes. El promotor encarga el proyecto, el cliente compra la solución y el usuario utiliza el objeto del proyecto. El proyecto se realizará en el ámbito de una empresa (donde habrá departamentos y habrá una alta dirección), será desarrollado por grupos de trabajo formados por equipos de personas. Además se tendrán proveedores, contratistas y subcontratistas, y por último, la administración que vigilará y supervisará el contexto en el que se desarrollará el proyecto. Y el director del proyecto es la persona que tiene que conjugar los inputs de los diferentes actores y conseguir que el proyecto llegue a éxito.