Según el Project Management Institute (PMI), la disciplina del Project Management consiste en “la aplicación de conocimientos, aptitudes, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto, encaminados a satisfacer o colmar las necesidades y expectativas de una organización mediante un proyecto.”

Esta definición no es ingenieril, sino genérica, y de ella se puede destacar que al organizar un proyecto, deben existir unas expectativas, unas necesidades previas. El proyecto surge de una necesidad, y lo que se tiene que hacer es gestionar de la mejor manera posible, el talento, el conocimiento, las aptitudes y las herramientas y técnicas de las que se dispone.

La International Project Management Association (IPMA) da otra definición según la cual la disciplina del Project Management consiste en “la planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto, así como la motivación de todos aquéllos implicados en el mismo, para alcanzar los objetivos del proyecto de una forma segura y satisfaciendo las especificaciones definidas de plazo, coste y rendimiento/desempeño. Ello también incluye el conjunto de tareas de liderazgo, organización y dirección técnica del proyecto, necesarias para su correcto desarrollo.”

En su definición, IPMA introduce las fases fundamentales de la dirección y gestión de proyectos (planificación, organización, seguimiento y control de todos los aspectos de un proyecto), para alcanzar los objetivos de manera que se cumplan las especificaciones iniciales definidas en el triángulo clásico de plazo, coste y calidad. Como calidad es un término muy ambivalente, que muchas veces genera diferente percepción por los oyentes, en realidad se está hablando de plazo, coste y rendimiento o desempeño respecto a las especificaciones.

“Project Management” frente Dirección y Gestión 

Antes de continuar es importante aclarar los conceptos a los que nos referimos cuando hablamos de dirección y gestión de proyectos, administración de proyectos o project management, ya que las traducciones no son directas y en cada país se pueden entender cosas diferentes.

En español, al menos en España, en el ciclo de proyecto se distingue la I+D del Diseño (cuando se proyecta se diseñan las soluciones) y de la fase constructiva (que viene después del diseño) donde se habla de dirección facultativa. Por director de proyectos se entiende solo la dirección de obra. Este es un enfoque antiguo, porque realmente la dirección del proyecto comprende la dirección en la fase de redacción y elaboración del proyecto y en la fase de ejecución.

La mayoría de las veces, cuando hablamos en español de dirección facultativa nos referimos solo a la ejecución. Sin embargo, el concepto de Project Management va desde el Diseño hasta el final, hasta la ejecución del proyecto.

En ocasiones se habla de Ingeniería de Proyectos, y no se refiere solo a la gestión de los recursos sino también de las soluciones, a qué metodología específica se utiliza para resolver los problemas, mientras que el concepto Engineering Design, solo se refiere a la I+D y al diseño de la solución.

¿Qué objetivos tiene la dirección de proyectos?

¿Qué procesos tiene la dirección de proyectos?

Los procesos fundamentales de la dirección  gestión de proyectos son la planificación, el seguimiento y el control.

Sobre la planificación del proyecto,  (Kerzner, 1995) explica que "si no se planifica, aumenta la incertidumbre durante la ejecución y se producen cambios o modificaciones no previstas inicialmente que producen retrasos, sobrecostes, falta de motivación, desconcierto".

Para Kerzner, las cuatro razones básicas para planificar son:
1.- Eliminar o reducir la incertidumbre.
2.- Mejorar la eficiencia de la operación.
3.- Obtener una mejor comprensión de los objetivos.
4.- Dar unas bases para el seguimiento y control del trabajo.

Y además añade que "Planificar es tomar decisiones sobre el porvenir".

El Proceso de Planificación consta de las siguientes operaciones:

- Especificar los OBJETIVOS del proyecto (definidos en el alcance).

- Estructurarlo en ACTIVIDADES y TAREAS.

- Establecer una SECUENCIA, PRIORIDADES y DEPENDENCIA entre tareas.

- Estimar la DURACIÓN de las tareas.

- Definir los RECURSOS disponibles.

- Definir el PRESUPUESTO admisible.
 

 

 

 

 

 

 

Al hablar de seguimiento lo que se hace es comparar la planificación inicial con la ejecución real, es decir, con el cumplimiento del plan de trabajo y el presupuesto. En todo proyecto existen riesgos más o menos graves, aparecen problemas, y por esta razón aunque no se puede prever todos los imprevistos posibles, si es necesario tener un plan de contingencia. Esto va a suponer la realización de cambios y probablemente un nuevo ciclo de planificación y ajuste. 

 

 

En el ejemplo que aparece a continuación, una pareja ha decidido pasar un día de campo y está planificando, aunque luego vemos que en la ejecución hay algunos problemas que hacen que a lo mejor deban tener una dirección de un hotel (plan de contingencia).

Los siguientes diagramas muestran las relaciones existentes entre los grupos de proceso y el solape que se produce entre ellos dentro de una misma fase.

Como se puede observar, se tienen procesos de iniciación, que son los de arranque del proyecto,  un bucle formado por los procesos de planificación, de ejecución, de control y seguimiento, y por último el proceso de cierre. 

Los procesos tienen diferente nivel de actividad y necesitan diferente cantidad de recursos. Dentro de una misma fase se producen solapes de los grupos de proceso. Los procesos de iniciación consumen menos que los de planificación y sobre todo los de ejecución. El control es una actividad que se debe realizar a lo largo de todo el ciclo de vida, y finalmente es muy importante hacer un cierre correcto del proyecto.