El pasado martes 8 de octubre participamos en el HOLAFLOW 2024, evento organizado por nuestro socio institucional Businessmap y que se celebró en el Bizkaia Aretoa de la UPV-EHU en Bilbao. De este evento nos llevamos una muy grata experiencia compartiendo con profesionales de la dirección de proyectos de empresas de diferentes sectores así como conocimiento sobre la optimización del flujo de los proyectos, la agilidad organizacional, y las buenas prácticas aplicadas a la gestión de proyectos mediante la implementación de Kanban.
"Multi-tasking is the biggest killer of time in projects" (Eliyahu Goldratt)
La Dra. Efrat Goldratt-Ashlag, autora del libro “Goldratt's Rules of Flow” y coautora con su padre Eliyahu Goldratt de su libro “The Choice”, fue una de las protagonistas de la jornada. La Dra. Goldratt nos mostró la realidad de los proyectos como un círculo vicioso en el que la regla empírica de que “los proyectos siempre tardan más de lo estimado”, se convierte en una presión para trabajar en varios proyectos simultáneamente y, por tanto, en multitarea, lo que finalmente provoca el retraso de los proyectos del que tratábamos de huir.

Para que los proyectos fluyan es necesario controlar el trabajo en proceso (work in process, WIP) teniendo en cuenta las limitaciones que determinan nuestra capacidad para llevar a cabo los proyectos. La Dra. Goldratt enfatizó la necesidad de tener en cuenta una serie de elementos invisibles que afectan al flujo de los proyectos, tales como la identificación de las restricciones en el trabajo del proyecto (que en muchas ocasiones pueden tratarse de expertos o personas de gestión que deben intervenir en el proyecto pero tienen poco tiempo disponible), y los obstáculos al flujo, como pueden ser la multitarea, la falta de un full-kit que nos indique todas las actividades que se deben realizar para completar un paquete de trabajo concreto, o los óptimos locales, que nos hacen invertir recursos en mejorar partes del proceso que realmente no son las restricciones del mismo.
Casos reales de empresas y buenas prácticas para implementar Kanban
El HOLAFLOW reunió a expertos de empresas como ITP Aero, 3PBIOVIAN, Banco Industrial de Guatemala, Azkoyen Group, Eroski o Voxel, quienes compartieron casos reales y discutieron las mejores prácticas para implementar el enfoque Kanban en la organización tanto de los proyectos como del día a día de las organizaciones.
Las ponencias fueron excepcionales, destacando la importancia crucial de la gestión del cambio como motor para la mejora continua en las organizaciones, la necesaria implicación de la dirección para conseguir el éxito en un cambio que conlleva la evolución cultural de la organización, así como la importancia de la formación para vencer la resistencia al cambio.
Como broche final la mesa redonda sobre la Nueva Era en la Gestión de Proyectos
El evento concluyó con una vibrante mesa redonda moderada por Javier Guallar, profesor de la Mondragon Unibertsitatea, donde se debatió sobre los desafíos actuales y futuros en la gestión de proyectos.
La mesa redonda, que sirvió como broche final del evento, contó con la participación de AEIPRO- IPMA Spain representada por Javier Pajares, miembro de la Junta Directiva de AEIPRO, quien estuvo acompañado por Josep Llauradó Selvas, Presidente de PMI Barcelona Chapter, Raquel M. Marín Cámara, Vicepresidenta de PMI Andalucía, Spain y Carlos J. Pampliega, PMP, Vicepresidente de PMI Madrid, Spain.

Durante el debate, se puso sobre la mesa un aspecto que preocupa especialmente a las organizaciones: la Inteligencia Artificial (IA). Los expertos coincidieron en que la IA se está convirtiendo en un socio indispensable para optimizar procesos, predecir resultados y apoyar la toma de decisiones estratégicas.
Además de la IA, se trataron otros temas clave como las nuevas formas de gestionar proyectos en un entorno cada vez más complejo y globalizado. Como indicaron los expertos, no existe una única forma de gestionar proyectos y lo que más se está extendiendo actualmente es el enfoque híbrido, en el que dentro de un mismo proyecto pueden haber actividades que se gestionen con metodologías ágiles y otras con metodologías predictivas. De igual forma existen diversos modelos (basados en procesos como el del PMI o basados en competencias como el de IPMA) y lo más importante es conocer cuanto más mejor para tener las herramientas más adecuadas en cada situación. El diálogo fue dinámico y se hizo hincapié sobre todo en un aspecto muy repetido durante los casos de empresa: la importancia de poner el foco en las personas.
El evento HOLAFLOW 2024 cerró con la felicitación al equipo de Teodora Bozheva por la estupenda organización del evento y animándonos a guardar ya las fechas del 6 y 7 de octubre de 2025 para la próxima edición del HOLAFLOW.