Open PM2 Conference. La primera conferencia sobre la metodología de Dirección de Proyectos de la Comisión Europea

Los pasados días 1 y 2 de Febrero tuvo lugar en Bruselas la primera conferencia sobre Open PM², la metodología de Dirección de Proyectos desarrollada en el seno de la Comisión Europea. A la conferencia, celebrada en el Edificio Carlomagno, sede de la Comisión, asistieron presencialmente 700 personas (llenando completamente el aforo disponible) y otras tantas pudieron seguir el evento en streaming.

La conferencia fue inaugurada por Mario Campolargo, Director Adjunto del Área de Informática (DIGIT) de la Comisión, quién fue el encargado de impartir la primera ponencia, en la que animó a los asistentes a utilizar la metodología para mejorar la gestión de sus proyectos. A continuación, Nicos Kourounakis, líder del equipo que ha coordinado el desarrollo de Open PM², explicó cómo se generó la metodología y sus características fundamentales. Durante los dos días de conferencia, tuvieron lugar varias sesiones paralelas y mesas redondas, en las que se abordaron aspectos concretos de la metodología: modelo de gobernanza, riesgos, grupos de procesos, documentos, etc.

La Conferencia permitió además que se realizasen multitud de contactos profesionales entre los asistentes, que llegaron de prácticamente todos los países de la Unión Europea. En todos los círculos se comentaban características concretas de la metodología, respirándose una atmósfera de buenas expectativas en cuanto a su desarrollo e implementación por empresas y administraciones públicas fuera de la Comisión Europea.

Como no podía ser de otra manera, asistieron españoles, muchos de los cuales ya se conocían previamente, por haber coincidido en distintos eventos de dirección de proyectos en España. Y por supuesto, muchos de los funcionarios españoles que trabajan en Bruselas en ámbitos relacionados con la Dirección de Proyectos, y que en todo momento facilitaron la integración de los españoles en las actividades del evento.

AEIPRO e IPMA también estuvieron representadas en la Conferencia. Asistió Jesús Martínez Almela, Presidente de IPMA y Vicepresidente de AEIPRO, junto con Amin Saidoun, Director Ejecutivo de IPMA. También estuvieron Javier Pajares, Vocal de la Junta Directiva de AEIPRO y José Manuel González Varona, Director de BPMSAT, S.L., empresa Socio Institucional de AEIPRO.

La Metodología

Open PM² es la versión abierta de PM² (Project Management Methodology) que ha sido desarrollada y utilizada internamente por los diferentes departamentos de la Comisión Europea, así como por los contratistas implicados en sus principales proyectos. Existen al respecto, programas de certificación profesional, pero exclusivos para funcionarios y trabajadores relacionados con la Comisión. Durante sus 10 años de historia, se ha constatado que la metodología ha contribuido a un aumento significativo de la eficacia y eficiencia en la dirección de proyectos, y por ello, se decidió desarrollar una versión abierta para beneficio de todos los estados miembros y ciudadanos de la Unión Europea.

Como muchas otras metodologías, Open PM² está basada en buenas prácticas en dirección de proyectos. La metodología propone un conjunto de esquemas de pensamiento que guían las decisiones (“mindsets”), un modelo de gobernanza, una definición de las fases del ciclo de vida del proyecto, los procesos a implementar en cada fase y una serie de documentos y de apoyo (los denominados “artefacts”).

A mi entender, los puntos diferenciadores y que dotan a la metodología de mayor potencia son los mindsets y el modelo de gobernanza, pues las fases del ciclo de vida (inicio, planificación, ejecución, monitorización-control y cierre) y los procesos son similares a los considerados en otras aproximaciones como la ISO 21.500 o la Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos (PMBoK), etc. Por su parte, se proponen una serie de objetos (artefacts) con plantillas de documentos (business case, acta de constitución, matriz de stakeholders, etc.) fácilmente adaptables a cualquier proyecto, y que pueden ser muy útiles, sobre todo para profesionales que deseen incorporar la metodología sin haber desarrollado previamente modelos propios.

Los mindsets o esquemas de pensamiento permiten al equipo de proyecto tomar decisiones y no perder el rumbo en entornos complejos. Enfatizan, por ejemplo, la necesidad de fomentar la cultura de colaboración, comunicación y responsabilidad, y nos recuerdan que las metodologías están para ayudar a conseguir los objetivos del proyecto, y no son en ningún caso un fin en sí mismas. También se incluye un conjunto de “Preguntas poco Frecuentes” (Infrequently Asked Questions, IAQ), que nos hacen reflexionar sobre si son correctas las decisiones que estamos tomando: ¿sabemos qué estamos haciendo? (visión del proyecto), ¿por qué lo estamos haciendo? (valor creado, beneficios); etc.

Para Open PM², los entregables de un proyecto no son un fin en sí mismo, sino un medio para conseguir un beneficio o valor (medible) para la organización. Por ejemplo, un proyecto para desarrollar un nuevo software de gestión (entregable), permitirá reducir el esfuerzo y tiempos de gestión de los procesos administrativos (resultado) y con ello se podrán reducir los costes en un 20 % (beneficio). Es muy importante que el equipo de proyecto no pierda nunca de vista la relación entre los entregables, resultados y beneficios.

Por ello, Open PM² propone un modelo de gobernanza que enfatiza la coordinación y comunicación entre el cliente (interno o externo) y el equipo de gestión del proyecto. Dicho modelo incluye varios niveles de coordinación, definiendo roles y responsabilidades en cada nivel, destacando la coordinación entre las figuras del business manager (del lado del cliente) y del project manager.  De esta forma se garantiza la comunicación permanente a lo largo de todo el proyecto, desde la definición inicial de la necesidad del mismo, hasta la materialización de los beneficios finales.

A mi juicio, es una metodología sencilla y fácil de entender. La guía cuenta con un total de 137 páginas, de las cuales, las 59 últimas corresponden a apéndices. Puede descargarse gratuitamente en formato pdf desde el Servicio de Publicaciones de la Unión Europea, en el enlace: https://publications.europa.eu/en/publication-detail/-/publication/0e3b4e84-b6cc-11e6-9e3c-01aa75ed71a1.

Futuro y preguntas abiertas.

A mi entender, se trata de una metodología a la vez simple y potente, técnicamente muy bien fundada. Pero evidentemente, su difusión depende en gran medida de los esfuerzos de la Comisión Europea para que se convierta en un estándar.

A este respecto, cabe preguntarse si la Comisión establecerá sistemas que valoren positivamente la utilización de la metodología en los proyectos financiados por la UE, y relacionado con ello, si se establecerán sistemas de formación, acreditación y certificación profesional (más allá de los ya existentes para el personal de la Comisión).

En cualquier caso, creo que oiremos hablar mucho de la metodología en un futuro inmediato; ¡ha llegado para quedarse!