COMPETENCIAS DE LAS PERSONAS EN LOS PP&P (Grupo P)
Este grupo se relaciona con los objetivos generales de la alta dirección y sus expectativas sobre las competencias de las personas, incluyendo trabajo en equipo, comunicación, desempeño y reconocimiento. Lo asume la dirección de PP&P apoyada por la dirección de Recursos Humanos de la organización (RRHH) junto con otros directores funcionales. Existen elementos de competencia para los requisitos de competencias de los individuos, el estado actual de las competencias de los mismos, la adquisición de las competencias adecuadas y su desarrollo sostenible.
Las Competencias de las Personas en los PP&P [grupo “P”] está compuesto por:
Los proyectos, programas y portafolios son llevados a cabo por personas. Con el fin de cumplir con la misión, visión y estrategia de la organización en PP&P, se deberían definir claramente las competencias requeridas para los directores, los miembros del equipo y el personal involucrado con los proyectos, programas y carteras de proyectos, incluyendo el trabajo en equipo y la comunicación.
Las personas que asumen proyectos, programas y carteras necesitan cumplir ciertos requisitos de competencia. La ICB/NCB define un conjunto completo de competencias individuales para varios roles en PP&P. Una organización debe definir los requisitos cualitativos y cuantitativos para las competencias de las personas (por ejemplo, la matriz de las competencias, la descripción de funciones, los RRHH y la planificación de la sucesión) para todas las personas involucradas en PP&P, basadas en la misión, visión y estrategia.
La alta dirección y sus ejecutivos definen y comunican sus metas y expectativas generales para los requisitos de las competencias del personal en PP&P y establece los estándares. El departamento de RRHH es normalmente el responsable de establecer las reglas y directrices apropiadas. El departamento de RRHH define, planifica y controla esos requisitos de competencias, junto con el ejecutivo que dirige las actividades en gestión de proyectos.
Las organizaciones realizan proyectos, programas y carteras por medio de personas. Tratan cada vez más con PP&P más complejos, lo que resalta, para la organización, la necesidad de enfocarse en los requerimientos de competencia de su personal.
Las organizaciones necesitan definir, planificar y controlar los requerimientos de competencia de las personas para asegurarse de que hay suficientes personas competentes, tanto en cantidad como en calidad, y que están disponibles en el momento en que se requiera.
La alta dirección junto con sus ejecutivos define y comunica sus metas y expectativas generales para los requerimientos de competencias del personal de PP&P basadas en la misión, visión y estrategia de PP&P. Establecen los estándares para definir, planificar y controlar los requerimientos, incluyendo requisitos cualitativos (por ejemplo, un modelo de competencias y descripción de puestos de trabajo para todas las funciones de PP&P) así como los cuantitativos (por ejemplo, RRHH y la planificación de la sucesión). El departamento de RRHH y los ejecutivos que dirigen las actividades en dirección de proyectos apoyan a la alta dirección superior y a sus ejecutivos en el establecimiento de dichos estándares.
La definición de los requerimientos cualitativos depende del tipo y la complejidad de los PP&P desarrollados, de los requisitos de competencias de todas las personas involucradas (por ejemplo, de los directores de PP&P, del personal y de las partes interesadas). Estos están habitualmente alineados con el modelo general de competencias de la organización. Los requerimientos cuantitativos se definen y planifican sobre la base de los PP&P existentes y futuros, sobre los ratios de fluctuación previstos y sobre los planes de sucesión.
Para asegurar que los requisitos de las competencias de las personas permanecen relevantes y apropiados a lo largo del tiempo, la organización debería asegurarse que todos los usuarios proporcionan una retroalimentación que permita la mejora continua.
La alta dirección y sus ejecutivos definen y comunican sus objetivos y expectativas generales. Establecen los estándares para definir, planificar y controlar los requerimientos de competencias cualitativas y cuantitativas de las personas con base en la misión, visión y estrategia de PP&P, y otros estándares relevantes. Comunican estos estándares a todas las partes interesadas, hacen seguimiento y controlan activamente la aplicación de estos estándares y deciden sobre las acciones correctivas. También están involucrados en definir, planificar y controlar los requerimientos de competencias de las personas.
El ejecutivo que dirige las actividades de dirección de proyectos, generalmente con la ayuda del departamento de Recursos Humanos, define, planifica y controla los requerimientos de competencias cualitativos y cuantitativos de las personas, basándose en la misión, visión y estrategia de PP&P, en estándares, normas y directrices. La aplicación de estos estándares así como la necesidad de un ulterior desarrollo, necesita ser supervisado, controlado e informado regularmente a la alta dirección y sus ejecutivos.
Los directores y el personal de PP&P apoyan el proceso de definición, planificación y control de los requerimientos de competencia cualitativos y cuantitativos de las personas. Proporcionan una retroalimentación sobre cómo los estándares, normas y directrices podrían mejorarse y apoyar las actividades de desarrollo.
- ¿Gestiona la organización los requerimientos de competencias cualitativas de todas las personas involucradas en PP&P (por ejemplo, un modelo de competencias, descripción de puestos de trabajo para todas las funciones de PP&P)?
- ¿Gestiona la organización los requerimientos de competencia cuantitativos de todas las personas involucradas en PP&P (por ejemplo, RRHH y los planes de sucesión)?
- ¿Proporciona la organización estándares, normas y directrices para definir, planificar y controlar los requerimientos de competencia de las personas?
- ¿Los estándares, las normas y directrices se comprenden y son aplicados por todo el personal y por los directores de PP&P?
- ¿Proporcionan todos los directores y el personal de PP&P retroalimentación y sugerencias para la mejora continua de los requerimientos de competencia de las personas y sus respectivos estándares?
El estado actual de las competencias de las personas de una organización debe estar identificado y contrastado con los requisitos definidos para las competencias individuales. Una comparación entre los requisitos definidos y el estado actual de las competencias de las personas permitirá identificar las fortalezas y las áreas de mejora en las personas y en la organización en general.
La organización debería planificar cómo aprovechar las fortalezas identificadas y cómo mejorar las demás competencias. Para una persona esto podría incluir formación y desarrollo, capacitación y tutoría. Para la organización podría incluir la contratación de personal más competente, así como programas de formación para el desarrollo competencial del personal existente.
La alta dirección junto con sus ejecutivos define y comunica sus metas y expectativas generales en relación con el estado de las competencias de las personas y establecen los estándares. El departamento de RRHH es generalmente el responsable de establecer las reglas y directrices apropiadas y de llevar a cabo evaluaciones de competencias, frecuentemente con la ayuda del ejecutivo que dirige las actividades de gestión de proyectos y apoyado por los directores de PP&P y su personal.
La organización debe disponer del personal adecuado con las competencias apropiadas para sus proyectos, programas y carteras de proyectos. Por lo tanto, debería tomar las acciones necesarias para contratar personal que tenga las competencias adecuadas con el fin de alcanzar su misión, visión y estrategia en PP&P.
La organización debería identificar las fuentes apropiadas, internas o externas, de donde reclutar el personal adecuado con las competencias apropiadas para lograr su misión, visión y estrategia de PP&P. Las organizaciones deberían asegurarse de que sus procesos de contratación (por ejemplo, reclutamiento y selección) sean eficaces y eficientes. Las personas deberían seleccionarse en base a los requisitos de competencia predefinidos, que deberían ser usados también para las asignaciones de trabajo.
La alta dirección y sus ejecutivos definen y comunican sus metas y expectativas generales para la adquisición de las competencias de las personas en PP&P. El departamento de RRHH es normalmente el responsable de establecer las reglas y directrices apropiadas, así como de la selección y reclutamiento de personal. Los directores de PP&P a menudo prestan su apoyo a este proceso.
Las competencias de las personas asignadas a los proyectos, programas y carteras necesitan ser desarrolladas en base a los requisitos de competencia definidos, con el fin de alcanzar la misión, visión y estrategia de PP&P. El desarrollo de competencias también satisface las expectativas de las personas para su desarrollo individual.
La organización debe proveer un marco de trabajo junto con reglas y directrices para el desarrollo y mejora continua de las competencias. Debería brindar oportunidades de desarrollo de carrera y posibilitar el desarrollo de competencias (por ejemplo, formación, capacitación externa, tutorías, formación específica en el trabajo -aprender haciendo-, talleres de simulación y certificaciones). Los objetivos de desarrollo de competencias a nivel individual deben derivarse de los requisitos de competencia previamente acordados entre cada persona y sus directivos.
La alta dirección junto con sus ejecutivos definen y comunican sus metas y expectativas generales para el desarrollo de las competencias de las personas de PP&P. El departamento de RRHH, a menudo apoyado por el ejecutivo que dirige las actividades en gestión de proyectos, es generalmente el responsable de establecer el marco de trabajo, las reglas y directrices, así como de asegurar las oportunidades para el desarrollo. Los directores de PP&P deben apoyar el desarrollo de competencias individuales de su personal.
