Contexto interno de la organización

La gobernanza y la dirección de proyectos, programas y carteras de proyectos (PP&P) necesitan estar alineados y unidos con el sistema de gobierno general y de dirección de toda la organización. Los principios del Gobierno Corporativo se traducen en un sistema de gobernanza de PP&P y todas las funciones directivas de PP&P están vinculadas con el sistema de dirección de la organización.

Un aspecto importante de integración en el concepto de competencias organizacionales en dirección de proyectos es el alineamiento de las estructuras organizacionales. La alineación es necesaria entre las partes temporales de la organización (por ejemplo, las funcionalidades de PP&P) y las partes permanentes; entre las funciones y responsabilidades en PP&P y otras partes de la organización; entre las unidades internas y las unidades de colaboradores externos, así como el alineamiento de estructuras para la comunicación, reporte, toma de decisiones y progreso. Tal alineación proporcionará una actividad empresarial sin conflictos y eficiente a lo largo de todas sus interfaces.

La integración de los procesos internos y externos en proyectos, programas y carteras de proyecto es crucial para alcanzar la eficiencia: esto incluye la alineación de productos y los procesos de apoyo con los procesos usados en PP&P. Además, los procesos de PP&P necesitan estar alineados con los procesos relevantes de las partes externas, tales como clientes, proveedores o entidades que ejerzan como reguladores. La alineación de procesos se alcanza generalmente por medio de la sincronización de hitos y/o puntos de control de los requerimientos de calidad (quality gates).

Las personas normalmente desarrollan cierta cultura trabajando dentro de un sistema social. Una cultura puede ser definida como: “un conjunto de visiones, valores o creencias compartidas que guían a las personas consciente o inconscientemente a través de sus acciones”. En los proyectos internacionales, se puede observar a menudo diferentes conductas entre personas de distintos países. Esto puede hacer que los miembros del equipo se sientan incómodos o inseguros sobre cómo reaccionar. Lo mismo sucede dentro de las organizaciones o entre organizaciones. Las organizaciones desarrollan su propia cultura corporativa integrando todas las visiones, valores o creencias compartidas de las personas involucradas. Además, dentro de una organización, existirán variaciones de su cultura corporativa: en un departamento de investigación las personas necesitan tener libertad para ser creativas; en una organización temporal tales como un proyecto o un programa, se desarrollará un cultura orientada a proyectos.
Normalmente, una cultura orientada a proyectos se enfocará fuertemente en las entregas y los resultados, una clara orientación al trabajo en equipo, un nivel de tolerancia elevado para evitar la ambigüedad y los fallos, favoreciendo la extroversión y la apertura al intercambio de conocimiento. Las personas que trabajan dentro de una cultura orientada a proyectos necesitan tener en cuenta las culturas de los colaboradores internos y externos con el fin de consolidar relaciones laborales eficaces y evitar los conflictos. La alta dirección debe tratar de fomentar una cultura corporativa de proyecto amigable dentro de la organización, permitiendo a los equipos temporales de proyectos y programas crear un ambiente de trabajo eficaz dentro de las partes permanentes de la organización. El reconocer las diferentes culturas en una organización y el fomentar la comunicación sobre las diferencias entre ellas, ayudará a desarrollar una conciencia cultural y a alinear las partes permanentes y temporales de la organización así como también a lograr una mejor cooperación con las partes externas.

La competencia organizacional en dirección de proyectos está construida sobre el activo más importante dentro de una organización: las personas y sus competencias individuales. Sin embargo, el trabajo en equipo es esencial para la entrega eficaz y eficiente del proyecto. Los directores de PP&P necesitan formar equipos eficaces de personas que sean competentes trabajando en un ambiente de equipo, y que puedan comunicarse eficazmente con las partes interesadas tanto internas como externas. Deben definirse los requisitos de las competencias para todos los directores de PP&P, los miembros del equipo y para el personal que interactúe con proyectos, programas y carteras. Las actividades de selección de personal y desarrollo de competencias deben estar basadas en los requisitos definidos de las competencias, los cuales apoyan el desarrollo de la competencia organizacional en dirección de proyectos.